Comment nous gérons notre startup sur Notion : Tâches, Tech, Onboarding et Google Drive

En résumé : Quand on monte un projet à plusieurs (associés, équipe, développeurs), la pire chose qui puisse arriver est d'avoir des informations éparpillées partout. Pour éviter ce syndrome du "chaos d'information", nous avons centralisé 100 % de notre activité sur Notion en le couplant stratégiquement avec Google Drive. Voici la méthode exacte que nous utilisons au quotidien.

1. Notion comme "Source de vérité unique" (SSOT)

Plutôt que d'utiliser cinq logiciels différents (Trello pour les tâches, Slack pour les notes, Jira pour la dev), nous avons structuré Notion autour de grands espaces dédiés :

🚀 L'espace Développement & Produit (La collaboration avec le dev)

Notre espace Dev sur Notion est le pont entre la vision produit et l'exécution technique :

• Le Bug Tracker & Tickets : tous les retours, bugs et features sont loggués sous forme de tickets avec un niveau de priorité (Urgent, Moyen, Idée future).
• La Roadmap & Idées futures : un backlog clair pour isoler ce qui doit être développé immédiatement de ce qui relève de la réflexion à long terme.
• Le Wiki Tech & Stack : le développeur y répertorie tous les outils, API et bibliothèques utilisés. Cela permet d'avoir une vision claire de l'infrastructure technique sans avoir à fouiller dans du code.
• La Documentation Produit : spécifications fonctionnelles, parcours utilisateurs et maquettes sont documentés directement dans les pages de chaque ticket.

🤝 L'espace Management & Associés

C'est le tableau de bord partagé avec mon associé pour :

• Prioriser les tâches de la semaine.
• Archiver les compte-rendus de réunions et décisions stratégiques.
• Consigner les idées brutes avant de les transformer en projets concrets.

2. Le duo parfait : Notion + Google Drive

Notion est formidable pour organiser du texte, des bases de données et des liens, mais il n'est pas conçu pour faire office de stockage lourd pour des fichiers volumineux ou des médias graphiques.

Notre règle du jeu est simple :

• Google Drive stocke les fichiers lourds : charte graphique, exports de logos HD, assets vidéo, documents administratifs officiels.
• Notion répertorie l'arborescence et contient les liens d'accès directs vers les dossiers Drive correspondants.

Résultat : personne ne cherche dans Google Drive. Tout le monde part de Notion et clique sur le lien direct vers le bon dossier Drive.

3. La page "Équipe & Onboarding" (Fini les questions en boucle)

C'est probablement la page qui nous fait gagner le plus de temps lors de la prise de poste d'une nouvelle personne (freelance, stagiaire ou employé) : la Page Référente Équipe.

Au lieu de faire une longue session d'explications orales où la moitié des infos est oubliée le lendemain, la nouvelle recrue a accès à une page unique contenant :

• La culture et la vision : pourquoi nous faisons ce que nous faisons.
• L'annuaire de la stack : la liste de tous les logiciels utilisés et à quoi ils servent.
• Les accès & ressources : liens vers les logos (Drive), le kit média, les identifiants partagés et la documentation.
• La feuille de route des 30 premiers jours : ce qui est attendu d'elle dès sa première semaine.

4. La gestion des tâches quotidiennes et des notes

En plus de la partie équipe, Notion me sert de second cerveau au quotidien :

• Prise de notes rapide : chaque appel, réunion ou idée est immédiatement consigné dans une base de notes centralisée.
• Gestion des tâches personnelles : un système Kanban où je filtre les tâches par statut (À faire, En cours, En attente, Terminé).

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